Datenschutzerklärung für das Mitarbeiterportal (NEF Braunfels)

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung dieses internen Portals gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Christian Weber
Zum Limes 26
35423 Lich

Vertreten durch: Martin Schneider
E-Mail: datenschutz@nef-braunfels.de

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Dieses Portal ist ein geschlossenes System, das ausschließlich für aktive Mitarbeiter des NEF Braunfels zugänglich ist. Die Verarbeitung der Daten dient folgenden Zwecken:

• Dienstplanung & Auswertung: Organisation von Schichten, Erfassung geleisteter Dienste, Bearbeitung von Dienstwünschen und Tauschangeboten sowie Erstellung von Statistiken.
• Bereitstellung von Abrechnungen: Sichere, digitale Bereitstellung von monatlichen Lohn- und Entgeltabrechnungen als PDF-Dokument.
• Sicherheit & Authentifizierung: Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Ihre sensiblen Gehaltsdaten mittels passwortgeschützter Sessions.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses) sowie auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beim erstmaligen Login.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen der Nutzung des Portals werden folgende personenbezogene Daten in unserer Datenbank verarbeitet:

• Stammdaten: Vorname, Nachname und eine systeminterne, eindeutige Benutzer-ID (User-ID).
• Zugangsdaten: Benutzername sowie ein kryptografisch verschlüsselter Passwort-Hash (Ihr echtes Passwort ist für Administratoren niemals im Klartext einsehbar).
• Abrechnungsdaten: Dateipfad, Dateiname und das Erstellungsdatum der für Sie hinterlegten PDF-Abrechnungen.
• Planungsdaten: Daten aus dem Dienstplan, eingetragene Dienste, Dienstwünsche, getauschte Dienste sowie optionale Telefonnummern / Kontaktdaten in der internen Kontaktliste.

4. Datensicherheit und Zugriffsschutz

Um die Vertraulichkeit Ihrer sensiblen Daten (insbesondere der Lohnabrechnungen) zu garantieren, wurden umfassende technische Sicherheitsmaßnahmen ergriffen:

• Transportverschlüsselung: Die Übertragung aller Daten zwischen Ihrem Endgerät und dem Server erfolgt verschlüsselt über eine sichere SSL/TLS-Verbindung (erkennbar am Schloss-Symbol und "https://" in der Adresszeile Ihres Browsers).
• Zugriffskontrolle: Jede Abrechnungsdatei ist in einem geschützten Verzeichnis hinterlegt. Der Download oder die Ansicht ist technisch strikt an Ihre aktive, verifizierte Benutzer-Session gekoppelt. Kein anderer Benutzer (ausgenommen autorisierte System-Administratoren) hat Zugriff auf Ihre Dokumente.

5. Speicherdauer und Löschung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke (Dienstplanung und Dokumentenbereitstellung) erforderlich ist, oder wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. steuer- und arbeitsrechtliche Fristen zur Aufbewahrung von Entgeltunterlagen) vorschreiben. Nach Ausscheiden aus dem Dienstverhältnis und Ablauf der gesetzlichen Fristen wird Ihr Benutzerkonto nebst allen verknüpften Daten und Dateien vollständig und unwiderruflich gelöscht.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit erfahren, welche Daten über Sie gespeichert sind.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sollten Daten fehlerhaft sein (z. B. ein falsch geschriebener Name oder Dienst), haben Sie das Recht auf sofortige Korrektur.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung entgegenstehen.
• Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine einmal erteilte Einwilligung zur Nutzung des Portals jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Eine weitere Nutzung des Portals und der digitale Abruf von Abrechnungen ist danach jedoch aus technischen Gründen nicht mehr möglich.

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

7. Webhosting und Auftragsverarbeitung

Dieses Portal und die dazugehörigen Datenbanken werden auf den Servern eines externen Dienstleisters (Webhosters) betrieben:

Serverprofis GmbH
Riedweg 3
85254 Sulzemoos
Deutschland

Rechtsgrundlage & Zweck: Die Nutzung dieses Hosters erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots) sowie zur Vertragserfüllung gegenüber unseren Mitarbeitern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Auftragsverarbeitung (AVV): Wir haben mit der Serverprofis GmbH einen Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Dies ist ein datenschutzrechtlich vorgeschriebener Vertrag, der gewährleistet, dass der Hoster die personenbezogenen Daten der Portal-Nutzer nur nach unseren Weisungen und unter strikter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.